Pasos para comenzar
Sigue esta guía para configurar y administrar tu organización
Configuración inicial de la organización
Regístrate y configura tu organización en pocos pasos.
- Accede al formulario de registro
- Completa tus datos personales: nombre, apellidos, correo electrónico y contraseña segura
- Introduce el nombre de tu organización que aparecerá en toda la plataforma
- Selecciona el tipo de organización: empresa, autónomo o profesional
- Añade el número de teléfono de contacto de la organización (opcional)
- Si dispones de un cupón de descuento, introdúcelo y haz clic en 'Aplicar' para validarlo y obtener tu descuento
- Acepta los términos y condiciones de uso de la plataforma
- Completa el captcha de seguridad y haz clic en 'Registrarse'
- Recibirás un email de verificación en tu bandeja de entrada: revisa tu correo (también la carpeta de spam) y haz clic en el enlace de confirmación para activar tu cuenta
- Inicia sesión con tus credenciales
- Accede a 'Configuración de organización' para personalizar el color de marca, idioma e información de facturación. Si aplicaste un cupón, lo verás reflejado en esta sección
Gestionar usuarios de la organización
Añade y gestiona a los miembros de tu organización.
- Accede a la sección 'Usuarios' desde el menú lateral
- Haz clic en el botón '+ Invitar usuario' en la parte superior derecha
- Introduce el correo electrónico del usuario que deseas invitar
- Asigna un rol: Usuario (empleado), Admin (administrador) o Representante
- El usuario recibirá un correo de invitación con un enlace para configurar su cuenta
- Una vez aceptada la invitación, el usuario aparecerá en la lista de usuarios activos
- Puedes editar la información del usuario, cambiar su rol o desactivar su cuenta desde la lista
- Los usuarios desactivados no podrán acceder al sistema pero sus datos históricos se conservan
Invitar usuario
Enviar una invitación para unirse a Mi Organización
Se enviará un correo electrónico al usuario con un enlace de invitación a la organización. Deberá completar su registro configurando su contraseña y añadiendo sus datos personales como su DNI/NIE.
Configurar horarios de trabajo
Define los horarios de trabajo de tu equipo.
- Accede a la sección 'Horarios' desde el menú lateral
- Haz clic en '+ Crear horario' para definir un nuevo horario de trabajo
- Asigna un nombre descriptivo al horario (ej: 'Turno mañana', 'Jornada intensiva')
- Configura cada día de la semana: marca días laborables y días de descanso
- Para cada día laborable, establece la hora de entrada y hora de salida esperadas
- Define los descansos obligatorios (nombre, hora inicio, hora fin y si cuentan como trabajo)
- Establece márgenes de tolerancia para entrada y salida (ej: 15 minutos)
- Asigna el horario a los usuarios correspondientes indicando fecha de inicio de vigencia
- Los usuarios verán su horario asignado y el sistema lo comparará con sus fichajes reales
Crear horario
Define un horario de trabajo con sus descansos
Gestionar proyectos (opcional)
Organiza el trabajo de tu equipo por proyectos si tu organización lo necesita.
- Accede a la sección 'Proyectos' desde el menú lateral
- Haz clic en '+ Crear proyecto' para añadir un nuevo proyecto o ubicación de trabajo
- Introduce el nombre del proyecto y una descripción breve
- Indica la dirección física del proyecto si los empleados trabajan en esa ubicación
- Asigna usuarios específicos al proyecto para controlar quién puede fichar en él
- Los usuarios asignados verán el proyecto como opción al fichar entrada/salida
- Puedes activar o desactivar proyectos según necesidades sin perder datos históricos
- Los informes pueden filtrarse por proyecto para ver dedicación de tiempo por ubicación
Crear proyecto
Supervisar fichajes
Supervisa y gestiona los fichajes de todos los usuarios.
- Accede a la sección 'Fichajes' desde el menú lateral
- Haz clic en la pestaña 'Jornadas' para ver el resumen diario de fichajes
- Como administrador, el filtro se muestra abierto con todos los usuarios seleccionados y la fecha de hoy
- Usa el selector de usuarios con buscador para encontrar empleados por nombre o email
- Puedes seleccionar múltiples usuarios para comparar sus jornadas
- Utiliza los filtros rápidos: Hoy, Esta semana, Este mes o Mes pasado
- Cada jornada muestra: fecha, usuario, horas trabajadas, descansos, diferencias con horario esperado y estados
- Las jornadas se agrupan por fecha mostrando todos los empleados para cada día
- Haz clic en una jornada para ver el detalle con firmas electrónicas y geolocalizaciones
- Verifica las ubicaciones abriendo el enlace a Google Maps de cada fichaje
Gestionar solicitudes y aprobaciones
Revisa y gestiona las solicitudes de tus empleados.
- Accede a la sección 'Solicitudes' para ver todas las peticiones pendientes
- Las solicitudes pueden ser: modificaciones de fichajes, fichajes manuales o ausencias
- Haz clic en una solicitud para ver todos los detalles: motivo, fechas y adjuntos
- Revisa la información proporcionada por el empleado y verifica su validez
- Compara los datos solicitados con los horarios y registros existentes
- Aprueba la solicitud si es correcta o recházala indicando el motivo
- El empleado recibirá un email y notificación push en su dispositivo con tu decisión
- Las solicitudes aprobadas actualizan automáticamente los registros del sistema
Detalle de solicitud de ausencia
Revisar y aprobar/rechazar ausencia
Solicitado por
PendienteAna Martínez López
16/01/2025, 09:15
Detalles de la ausencia
Tipo de ausencia
Visita médicaFecha
17 ene 2025
Hora inicio
10:00
Hora fin
12:00
Motivo
Cita con el médico de familia para revisión anual. Adjunto justificante médico.
Archivos adjuntos
justificante_medico.pdf
0.45 MB
Generar reportes
Genera reportes detallados de fichajes, jornadas, vacaciones y proyectos.
- Accede a la sección 'Reportes' desde el menú lateral
- Selecciona el tipo de reporte que necesitas: fichajes, jornadas, vacaciones o proyectos
- Reporte de fichajes: muestra el total de horas trabajadas por usuario en el período seleccionado (requiere seleccionar un usuario específico)
- Reporte de jornadas: analiza días trabajados completos/incompletos, horas esperadas vs. reales, diferencias y horas sin categorizar (requiere seleccionar un usuario específico)
- Reporte de vacaciones: muestra los días de vacaciones solicitados y aprobados (puede ser para todos los usuarios o uno específico)
- Reporte de proyectos: detalla las horas trabajadas agrupadas por proyecto (muestra datos de todos los usuarios)
- Usa los filtros de fechas para seleccionar el rango temporal (inicio y fin)
- Selecciona un usuario específico en los reportes que lo requieren (fichajes y jornadas siempre requieren usuario, vacaciones es opcional)
- Los reportes se actualizan automáticamente al cambiar los filtros
- Exporta los reportes a CSV para análisis en Excel o a PDF firmado electrónicamente para inspecciones laborales
- Todos los reportes incluyen firmas digitales
Auditoría y trazabilidad
Consulta el registro completo de todas las acciones realizadas en el sistema.
- Accede a la sección 'Auditoría' desde el menú lateral
- Cada acción importante del sistema queda registrada automáticamente: creaciones, modificaciones y eliminaciones
- Filtra los registros por tabla (usuarios, fichajes, horarios, proyectos, etc.)
- Filtra por tipo de acción: crear, actualizar o eliminar
- Usa el filtro de fechas para revisar acciones en un período específico
- Busca por ID de registro, nombre de usuario o email para localizar acciones específicas
- Haz clic en cualquier registro para ver los detalles completos: valores anteriores, valores nuevos, IP y navegador
- Los registros incluyen información del usuario que realizó la acción o indican si fue una acción del sistema
- La paginación permite navegar por grandes volúmenes de registros (50 por página)
- Usa el botón 'Limpiar filtros' para resetear todos los criterios de búsqueda
- Los registros de auditoría se conservan durante 2 años por defecto para cumplir con requisitos legales
Puntos de fichaje compartidos
Gestiona puntos de fichaje para que los empleados puedan fichar desde dispositivos compartidos (tablets, ordenadores comunes).
- Accede a la sección 'Puntos de fichaje' desde el menú lateral
- Crea un nuevo punto de fichaje haciendo clic en '+ Nuevo punto de fichaje'
- Asigna un nombre descriptivo (ej: 'Recepción', 'Almacén', 'Oficina') y opcionalmente una ubicación
- El sistema genera automáticamente una URL única y un código QR para ese punto de fichaje
- Descarga el código QR o copia la URL para abrir el punto de fichaje en el dispositivo compartido
- Importante: Las URLs están protegidas contra copiado - solo funcionan cuando se abren desde el panel de administración o escaneando el código QR, no desde dispositivos personales de los empleados
- Añade los empleados que podrán usar ese punto de fichaje desde el botón 'Gestionar empleados'
- Los empleados asignados deberán configurar su PIN personal de 4 dígitos desde su perfil
- Cuando un empleado acceda al punto de fichaje, verá una lista con su nombre y podrá fichar introduciendo su PIN
- Cada fichaje queda registrado con firma electrónica, geolocalización e IP del dispositivo
- Puedes activar/desactivar un punto de fichaje desde el menú de acciones (tres puntos)
- Para visualizar el QR nuevamente, usa el botón 'Ver QR' en el menú de acciones
Listado de puntos de fichaje
Recepción Principal
Planta Baja - Entrada
15 empleados asignados
Almacén
Planta -1 - Área de carga
8 empleados asignados
Oficinas Administrativas
Planta 2 - Área de administración
12 empleados asignados
Notas importantes para administradores
- •Como administrador, eres responsable de la correcta configuración de la plataforma y el cumplimiento legal
- •Los registros de tiempo se conservan durante 4 años según la normativa laboral vigente (RDL 8/2019)
- •Revisa regularmente las solicitudes pendientes para mantener la motivación del equipo
- •Asegúrate de que todos los usuarios tengan horarios asignados para comparativas precisas